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KPI OTIF: Significado, Importância e Como Calcular

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No mundo empresarial, medir o desempenho e a eficiência das operações é fundamental para alcançar o sucesso. Nesse sentido, os indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators - KPIs) desempenham um papel crucial. Um dos KPIs mais relevantes para empresas que lidam com logística e cadeia de suprimentos é o OTIF (On-Time In-Full). Neste artigo, exploraremos o significado do KPI OTIF, sua importância e como calcular esse indicador para impulsionar o desempenho das operações.

O que é o KPI OTIF?

O OTIF (On-Time In-Full) é um indicador que mede a capacidade de uma empresa em atender aos prazos de entrega estabelecidos e entregar os produtos solicitados de forma completa. Ele mede a porcentagem de pedidos que são entregues no prazo e sem falhas, ou seja, sem nenhuma falta de produtos ou itens incompletos.

A importância do KPI OTIF

2.1 Melhora a satisfação do cliente:

Atender aos prazos de entrega e fornecer pedidos completos é essencial para satisfazer os clientes. O KPI OTIF reflete a capacidade da empresa em cumprir suas promessas e entregar uma experiência positiva ao cliente. Quando o OTIF é alto, a satisfação do cliente tende a aumentar, resultando em fidelização e possíveis indicações para novos negócios.

2.2 Reduz custos e perdas:

Uma entrega atrasada ou um pedido com itens faltantes podem levar a custos adicionais para a empresa, como a necessidade de envios urgentes, devoluções ou até mesmo perda de clientes. Através do acompanhamento do KPI OTIF, a empresa pode identificar áreas de melhoria e implementar ações corretivas para reduzir esses custos e minimizar perdas.

2.3 Aumenta a eficiência operacional:

Ao medir o KPI OTIF, a empresa obtém informações valiosas sobre sua cadeia de suprimentos, processos de produção, logística e gerenciamento de estoque. Com base nesses insights, é possível identificar gargalos, otimizar fluxos de trabalho, melhorar a comunicação com fornecedores e clientes, além de implementar melhorias contínuas em toda a operação.

Como calcular o KPI OTIF

O cálculo do KPI OTIF envolve a coleta de dados precisos e a aplicação de uma fórmula simples. Aqui está uma maneira comum de calcular esse indicador:

OTIF (%) = (Número de pedidos entregues no prazo e completos / Total de pedidos) x 100

Número de pedidos entregues no prazo e completos: representa a quantidade de pedidos que foram entregues no prazo e sem nenhuma falta de produtos.

Total de pedidos: refere-se ao número total de pedidos analisados.

É importante definir um período específico para o cálculo do KPI OTIF, como um mês ou trimestre, para facilitar a comparação e a análise de tendências ao longo do tempo.

Estratégias para melhorar o KPI OTIF

  • Mapear e otimizar processos de produção, logística e transporte.
  • Melhorar a comunicação com fornecedores e clientes.
  • Investir em tecnologia, como sistemas de gestão integrada e rastreamento de pedidos em tempo real.
  • Estabelecer metas realistas e alinhadas com a capacidade da empresa.
  • Treinar e capacitar a equipe para lidar com desafios relacionados à logística e prazos de entrega.

O KPI OTIF é um indicador essencial para empresas que desejam medir e aprimorar sua performance em relação à entrega no prazo e pedidos completos. Ao calcular o OTIF de maneira adequada, é possível identificar áreas de melhoria, implementar estratégias eficientes e obter resultados positivos, como maior satisfação do cliente, redução de custos e aumento da eficiência operacional. Portanto, é fundamental que as empresas acompanhem de perto esse indicador e adotem ações corretivas sempre que necessário, visando aprimorar sua cadeia de suprimentos e logística como um todo.

Leia também: Entenda os Principais KPIs da Logística

DIFOT – Medindo a performance da sua Logística

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Quando abordamos sobre o DIFOT podemos conceituá-lo, de modo similar, também como OTIF, e estamos nos referindo às iniciativas que procuram fidelizar os clientes e propiciar processos que facilitem a captação de novos clientes.

E todos os esforços podem partir do planejamento de logística da empresa com diversas formas de uso desse tipo de indicador para medir a capacidade das entregas da empresa.

Por meio do uso desse indicador é possível tomar melhores decisões de modo estratégico para melhorar o processo de atendimento, compra e entrega de produtos e serviços para os clientes, porém ainda é pouco difundido e utilizado no mercado brasileiro.

A tecnologia como importante aliada

No processo logístico, o uso de sistemas e softwares de alta competência aliada a uma metodologia correta de processos, é possível a empresa produzir através de operações seguras e bem direcionadas.

A tecnologia permite ampliar o acesso às informações considerando etapas importantes como o processo de entrega das mercadorias desde o seu ponto de entrada até o ponto de venda ou de entrega ao consumidor final.

O que é DIFOT?

Estamos nos referindo a um indicador conhecido como OTIF interligado ao KPI (Key Performance Indicator) que permite reconhecer a performance das entregas de produtos e serviços de uma determinada empresa, em um processo de avaliação da qualidade das entregas.

O termo OTIF significa On-Time In-Full, e o DIFOT é 'Delivered In-Full On-Time', no mundo dos negócios ambos apresentam o mesmo significado, mas no ambiente de negócio brasileiro utilizamos mais o termo OTIF.

O contexto “On-Time” tem o esforço de realização de entregas feitas no prazo estimado, e “In-Full” relativas sem bloqueios dentro do prazo e condições exigidas pelo cliente.

Na prática, o On-Time In-Full busca fazer a entrega ao cliente dentro do prazo e das especificações prometidas.

​Como calcular o OTIF e DIFOT?

Por se tratarem do mesmo tipo de medida, os indicadores são calculados da mesma forma. O cálculo e o planejamento podem ser feitos da seguinte maneira.

1 – Definição do período de tempo

O empreendedor pode calcular dentro de diferentes prazos como mensal, trimestral ou semestral. É importante que a empresa saiba definir em qual período será calculado.

2 – Registro das entregas

A empresa precisa saber registrar os processos de entrega e a entrega de cada produto ou serviço. Esses registros poderão ser feitos em planilhas ou programas cujos sistemas podem incluir todas as entregas feitas em determinado período.

O dado deve abranger o produto, a data de saída e entrada do produto, considerando as condições da mercadoria.

3 – Quais entregar deram certo

O empreendedor pode reunir os dados e avaliar quais foram as entregas que de fato deram certo, em qual qualidade e em quais condições conforme o solicitado pelo cliente.

Conclusão

Portanto podemos aplicar essas metodologias como importantes aliadas para ampliar a assertividade do planejamento logístico da empresa visando entregar qualidade e atendimento de excelência para os seus clientes e na experiência de compra.

Veja também: Entenda os Principais KPIs da Logística

Como Otimizar o OTIF (On Time In Full) da sua empresa

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A principal função dessa metodologia é elevar a satisfação dos clientes em relação aos serviços oferecidos pela empresa.

Atualmente, com a ajuda da OTIF, boa parte das empresas procuram otimizar suas atividades ligadas ao setor de logística, principalmente, para entregar o produto para o cliente dentro do prazo prometido.

Considerando a concorrência e o crescimento do e-commerce, as atividades logísticas se tornam cada vez mais desafiantes. Geralmente, se um produto ou informação for perdida, todo o processo de qualificação de geração de valor para o cliente poderá ser perdido.

Sendo assim, o compromisso com prazos e a competitividade no atual mercado não aceita falhas. Dessa forma, os gestores mais atenciosos procuram inserir procedimentos e ferramentas para o monitoramento do trajeto do produto, desde a saída do ponto de venda (ou do estoque) até o destino final (o endereço de entrega do cliente).

O que é OTIF?

OTIF é uma sigla que no idioma inglês significa “On Time In Full”, e se refere a um indicador técnico de desempenho de tempo e qualidade para o processo de entregas de produtos.

A principal função dessa metodologia é elevar a satisfação dos clientes em relação aos serviços oferecidos pela empresa.

Mas, o que significa?

Quando falamos em “On Time In Full”, devemos lembrar que os termos “On Time” significa “data e horário” relacionado ao prazo referente ao local de entrega.

O termo “In Full” refere-se à necessidade do produto ser entregue completo e integralmente em suas especificações, qualidade e condições de uso.

Ajudando empresas

Essa metodologia quando empregada de forma planejada e com o uso de ferramentas certas torna-se num importante KPI, indicador de qualidade, para gerar qualidade e eficiência para a entrega do pedido.
Permite que todos os pedidos e encomendas sejam entregues dentro do prazo. Busca atender as expectativas dos clientes, visando elevar os níveis de satisfação do consumidor e ampliando o processo de fidelização.

Ao adotar o “On Time In Full”, temos uma importante operação, porém o nível de operação deve ser definido a partir do conjunto de informações, os períodos a serem apurados e elaboração dos indicadores corretos.

Relatórios

Posteriormente, a empresa que usa essa metodologia poderá gerar relatórios junto com os centros de estoque e com as transportadoras evitando extravios ou pedidos trocados.

A otimização

A aplicação dessa metodologia ajuda bastante a melhorar os resultados da empresas como:

  • Qualificação do serviço de entrega;
  • Redução do retrabalho;
  • Redução de riscos na logística reversa;
  • Elevação da qualidade do serviço da transportadora;
  • E melhoria no grau de satisfação do cliente.

Soluções para o mercado

Ao aplicar essa metodologia, a empresa procura entregar para o cliente o produto certo dentro do prazo, mantendo o compromisso com o consumidor final.

Ao entregar dentro do prazo prometido, a empresa está “On Time”, e quando a empresa entrega o produto em perfeitas condições, está em “In Full”.

Portanto, a aplicação dessa ferramenta visa evitar o atraso de entregas e a manutenção da qualidade dos produtos. Essa metodologia é fundamental para grande parte das empresas.

Leia também: Entenda os Principais KPIs da Logística

Como mensurar o OTIF (On-Time & In-Full) corretamente

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O monitoramento e análise de KPIs logísticos é fundamental para compreender a performance e auxiliar a tomada de decisão.

Quando os resultados não são mensurados, dificilmente eles serão geridos com eficiência e com informações relevantes sobre as falhas, suas possíveis causas e o que pode ser feito para otimizar os processos.

Neste artigo, explicamos o que é OTIF e qual a relevância desse indicador nos processos logísticos.

O que são KPIs logísticos?

Os Key Performance Indicators (Indicadores-chave de Performance, em português) são ferramentas utilizadas para avaliar os resultados dos processos e auxiliar o gestor e sua equipe a identificar possíveis gargalos e falhas que impedem o alcance dos objetivos.

O que é OTIF?

OTIF quer dizer “On Time In Full”. Trata-se de um KPI ligado à satisfação de clientes que permite conhecer o desempenho de entrega de produtos e serviços de uma empresa. É um indicador binário em que a cada pedido é avaliado se “Atendeu/Não Atendeu” (resultados: 0 ou 1). É importante destacar que o cálculo se baseia em pedidos atendidos e não em volume de pedidos.

Este KPI é composto por estes dois elementos principais, cada um com seu foco de medição:

  • On Time: Os produtos/serviços devem ser entregues numa determinada data, horário e local previamente combinado com o cliente. Mede a “Pontualidade” da entrega.
  • In Full: Os produtos/serviços devem estar dentro das especificações acordadas com o cliente: qualidade, quantidade, dimensões, integridade físicas e quaisquer outros atributos específicos. Mede a conformidade do pedido ao escopo combinado.

Como mensurar o OTIF corretamente?

A seguir está um exemplo de como calcular o OTIF. Consideramos que uma empresa teve 100 pedidos entregues no mês, 65 cumpriram os requisitos de tempo e 95 estavam de acordo com especificações acordadas. Deve-se cuidar para utilizar porcentagens resultantes da medição em cada um dos critérios. Então, obtivemos os seguintes resultados:

On Time: 0,65%
In Full: 0,95%
O indicador de alcance do pedido perfeito (OTIF), neste caso será:
OTIF = 0,65% x 0,95% = 0,6175 = 61,75%

Trata-se de um indicador rigoroso, pois todos os requisitos contratados devem ser atendidos para que se obtenha o status de “Atendeu”, ou seja, atingiu o OTIF máximo (100%) garantindo que a plenitude dos pedidos dos clientes foi atendida no prazo solicitado e nas especificações corretas.

Benefícios do indicador OTIF

  • Melhora a performance de entrega;
  • Gera mais satisfação ao cliente;
  • Provoca melhorias nos processos;

Onde medir o OTIF na cadeia logística?

Para medir o OTIF na cadeia de suprimentos, é necessário mapear os macroprocessos e suas interfaces. Assim, serão identificados os entregáveis existentes entre as áreas e os pontos de medição sob a responsabilidade de cada uma.

De forma genérica, o OTIF pode ser desdobrado no seguinte esquema:

  • OTIF Fornecedor: Desempenho da entrega de matéria-prima e insumos pelos fornecedores.
  • OTIF Suprimentos: Desempenho da logística interna de matéria-prima. Também pode ser feita por meio de requisições de materiais ou entrega programada.
  • OTIF Produção: Desempenho das diversas etapas de produção da empresa.
  • OTIF Vendas: Agilidade com que o departamento comercial transfere os pedidos para a área de planejamento e programação da produção.
  • OTIF Entrega: Desempenho da entrega final dos produtos aos clientes. Também avalia a qualidade dos fornecedores de transporte de carga.
  • OTIF Logística: Considerado o ponto de medição mais importante, avaliará diretamente a entrega ao cliente e sua satisfação. Este indicador faz a medição do desempenho da logística interna de produtos acabados, da produção à armazenagem e distribuição.

A metodologia OTIF já é utilizada na sua empresa? Que outros métodos são usados para monitorar a performance logística? Deixe seu comentário ou entre em contato conosco.

Saiba mais sobre cada uma destas KPIs...