O senso de prioridade compõe parte do planejamento das equipes de trabalho em empresas de diferentes portes. Quando falamos em “priorizar” nos referimos ao termo latim “prior” que significa “anterior” fazendo referência a um fato de anterioridade ao objeto atual considerando o tempo e a ordem.
Quando indicamos algo como priorizado, temos um processo de comparação com outros fatores, objetos e pessoas a serem selecionadas.
Sendo assim, quando priorizamos algo estamos estabelecendo escolhas de urgência de atenção a partir de comparações ou de fatos urgentes a serem resolvidos.
Esse fato é presente nos processos gerenciais e de planejamento nas empresas contando com a visão de seus líderes e liderados.
O senso de prioridade
Quando a empresa está envolvida com vários tipos de projetos, objetivos e monitoramento de dados, em muitos casos as equipes de trabalho precisam saber priorizar projetos, implementações e processos de retrabalho que são mais urgentes em determinado momento para a empresa.
Trata-se daquilo que é mais importante em relação às demais para resolver e concluir de forma antecipada.
Porém, dentro de uma equipe, quando tudo se transforma em prioridade, é por que a visão de hierarquia de necessidades e urgentes ainda não está bem estabelecida.
A solução certa
Independente do segmento de mercado, devemos ressaltar que as equipes possuem muitas questões para resolver constantemente, diariamente, lembrando que sempre aparecem novas tarefas no dia a dia.
Por que priorizar as tarefas?
É importante que a equipe não perca jamais o foco sobre as responsabilidades e funções. Ao priorizar as tarefas, a equipe conseguirá elevar a produtividade, sem se desgastar com a realização de várias atividades ao mesmo tempo.
Outro fator é não perder tempo com atividades que não irão atrair resultados para o projeto ou empresa.
Um dos principais objetivos é organizar os processos de trabalho, saber planejar e executar, porém não é indicado realizar várias tarefas ao mesmo tempo.
A seguir daremos algumas dicas de como priorizar as tarefas de forma direcionada:
1 – Faça lista de tarefas
Um dos primeiros passos é fazer uma lista de tarefas gerais e inserir uma lista de atividades prioritárias.
Antes de realizar as tarefas é indicado realizar um brainstorming para pensar em todas as coisas essenciais para o projeto, desde as questões menores até as grandes questões.
2 – Decida o que é mais urgente
Muitas equipes se perdem por não saber diferenciar entre o que é importante e o que é urgente.
Tudo pode ser importante em determinado processo de trabalho, porém nem tudo será sempre urgente. A urgência está ligada ao projeto com prazo de conclusão curto, ou quando esse prazo está perto de expirar.
Dessa forma, a importância não tem relação com prazo, mas com valores envolvidos e questões agregadas para o processo em si e para a empresa.
Geralmente, o fator da urgência é influenciado por fatores externos (tempo) e importância por fatores internos.
3 – Escala de valor
Ao determinar a lista de tarefas é importante determinar o que realmente tem mais valor. Compreender o que é mais importante para a equipe, para o projeto e para a empresa.
Criar uma lista de valor é importante para prever os impactos e a quantidade de pessoas que serão necessárias para resolver determinadas questões.
Portanto, nos dias atuais, ter senso de prioridade é parte do planejamento do trabalho de uma equipe e de todo o projeto.