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Matriz de Prioridades: qual o modelo ideal para o seu negócio?

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Ao adotar a matriz de prioridades na empresa, contamos com um processo de gestão sobre investimentos e diferentes processos de negócio a serem implementados com responsabilidade.

A partir dessa ferramenta, a empresa poderá desenvolver critérios técnicos que podem de fato otimizar recursos como os da área financeira e tecnológica.

A empresa ao enxergar o que de fato merece ser priorizado conseguirá adotar melhores ações mais eficazes para o seu crescimento e controle interno mais adequado.

Neste artigo apresentamos essa preciosa metodologia que pode ser empregada em empresas de diferentes tipos e de portes.

O que é matriz de prioridades?

Também referida como matriz de priorização ou matriz GUT, trata-se de um poderoso método mais prático do que teórico que ajuda na definição de melhores processos estratégicos.

Considerando os principais critérios, o gestor da empresa passa a contar com a possibilidade de realizar análise objetiva sobre quais tipos de processos podem ser implementados e quais ações a serem priorizadas.

Nos tempos atuais, as empresas de diferentes áreas devem otimizar recursos e tempo, visando identificar projetos e processos que seja, verdadeiramente, relevantes.

Como aplicar?

É importante que o gestor de uma empresa saiba como aplicar a matriz de prioridade no cotidiano produtivo de sua empresa.

Dessa forma, quando a empresa consegue desenvolver o planejamento de forma estratégica consegue ter ampla objetividade para indicar iniciativas e demais processos que poderão ser repassados aos colaboradores e serem colocados em prática.

Em sua implementação, a matriz deve considerar fatores como os benefícios diretos a serem gerados para a empresa, o nível de satisfação para os principais colaboradores, verificar o tipo de impacto gerado nos clientes, se determinada ação gerará resultado financeiro e qualidade a ser alcançada com o produto.

Outro passo é o de conseguir fazer um levantamento ou lista de problemas a serem resolvidos e direcionar as soluções de forma mais assertiva para oferecer o suporte mais adequado. A matriz de prioridades deve ainda:

Enxergar a gravidade

Através desse procedimento, os gestores do negócio podem verificar a intensidade ou nível de profundidade dos prejuízos que poderão estar envolvidos com determinada ocorrência ou processo produtivo.

Verificar urgência

O fator de urgência está relacionado ao tempo para que determinado prejuízo possa atingir a empresa a curto prazo e como evitá-lo.

Analisar tendências

Os gestores podem utilizar essa matriz para verificar os possíveis desdobramentos sobre questões e problemas já identificados e verificar a solução ou processo a ser implementado.

Critérios

Ao aplicar a matriz de prioridades, os gestores deverão monitorar nota de importância na escala de 1 a 5 como critério de medição, sendo o número 1 para menor relevância e o número 5 para o de maior relevância.

Conclusão

Neste artigo apresentamos os principais conceitos da matriz de prioridades e sua implementação de forma direta e resumida.

Essa ferramenta se refere a um tipo de análise qualitativa e quantitativa sobre as informações e verificação de qual dado é mais urgente ou fato a ser priorizado pela empresa.

Dessa forma, a empresa poderá esboçar novas ações seja em nível preventivo, corretivo ou de ação direta.

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Senso de Prioridade x Produtividade

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Sabemos que o senso de prioridade deve estar presente nas mesas de decisão de uma empresa, bem como no processo de planejamento das equipes de desenvolvimento de negócios e de produtos.

Seja para atuar em diferentes segmentos de mercados, perante inúmeras possibilidades de investimentos, saber priorizar ajuda a definir o caminho, o objeto e o conceito mais adequado para direcionar determinados tipos de esforços.

Essa concepção ajuda no processo de produtividade de uma empresa, considerando a produtividade como um fator de capacidade de produção em relação ao tempo e ao resultado quantitativo e qualitativo.

Considerando a tarefa de priorizar e de elevar a produtividade, a gestão e as equipes de uma empresa precisam intensificar a busca pelo melhor resultado e gerar benefícios para a empresa, para o cliente e para o mercado como um todo.

Priorizar e produzir

Quando a empresa consegue priorizar algo, começa a perceber a compreender a visão sobre diferentes fatores relacionados aos objetivos, produtos e equipes envolvidas com determinado projeto.

Principalmente, em situações de urgência, a produção deverá seguir o ritmo de um projeto que foi destacado em relação aos demais como forma de reduzir riscos de perdas e elevar a taxa de produção da empresa.

​O senso de prioridade

Nos referimos a esse conceito quando a corporação se envolve a diferentes modalidades de projetos, tendo que de fato selecionar os mais urgentes ou pelos mais essenciais para composição da capacidade de resposta e de produção da corporação em relação ao atendimento a um cliente ou mercado abrangente.

A urgência pode se tornar maior em casos de retrabalho ou de adaptação a novas conformidades de determinado produto a uma nova exigência apresentada a curto prazo pelo cliente ou pelo mercado de atuação.

Planejamento das atividades

A empresa encarada como uma organização engajada a desenvolver negócios (relação de oferta e atração de clientes) e de produtos (objeto ou serviço que resolva a demanda do cliente) precisa planejar suas ações, projeções de vendas e, sobretudo, gerir melhor o seu tempo.

Poderoso recurso: Gestão de tempo

Em muitos casos, a empresa pode se dedicar à qualidade, planejamento contínuo e treinamento de equipes, mas não conseguir gerir o tempo de forma adequada.

Para conseguir de fato a gerir o tempo para conseguir priorizar e produzir melhor, damos as seguintes dicas:

1 – Redução de distrações

A empresa deve investir na redução das distrações, dependendo da cultura produtiva da empresa, evitando a presença de música alta, televisão ligada ou liberdade de pleno acesso ao WhatsApp por parte dos funcionários como forma de reduzir de fato qualquer tipo de distração.

2 – Revisão semanal

É fundamental procurar revisar de forma semanal as atividades de cada equipe, os resultados e os direcionamentos de cada projeto em execução. Isso ajuda a gerir o tempo a curto prazo antes que o mês ou o ciclo produtivo termine.

3 – Organize uma agenda

Em muitos casos é importante que o setor gestor ou a direção da empresa mantenha uma agenda sempre atualizada para evitar o esquecimento de atividades, principalmente, relacionadas às prioridades para o projeto.

Conclusão

Portanto, saber priorizar e organizar a produção são atividades constantemente ligadas para a geração de resultados para a empresa como um todo.

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Gestão de Prioridades: entenda agora ou deixe para depois!

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A Gestão do Tempo ou a Gestão de Prioridades são metodologias fundamentais para ajudar pessoas, empresas e projetos a atingir o objetivo crucial para atingir melhores resultados, além de melhorar a rotina de trabalho e de vida.

Devemos considerar que um tipo de gestão ajuda na outra, gerando uma interdependência. É importante que o indivíduo aprenda a estabelecer prioridades, realizando uma gestão de tempo e de tarefas com alto nível de eficiência.

Precisamos ter a consciência que ao gerenciar melhor o tempo saberemos priorizar melhor o dia a dia produtivo. A seguir anote os conceitos e dicas que vamos explicar a seguir.

O que é gestão de tempo e gestão de prioridades?

O processo de gerenciamento de tempo é um processo que proporciona a possibilidade de organizar e planejar como o tempo pode ser dividido entre as diferentes atividades de uma determinada rotina.

Se refere também à quantidade de tempo necessário para execução de cada tarefa do dia de uma pessoa ou setor produtivo de uma empresa.

O que é realmente urgente?

A palavra “urgente” poderá ter dois conceitos diferentes de compreensão, pode ser referir ao que é necessário ser de fato atendido ou feito com rapidez, ou no segundo caso se referir a um fator ou algo indispensável.

Aplicação do gerenciamento

Ao conhecer o conceito de gerenciamento de tempo e de prioridades, e o real conceito de urgência, uma pessoa ou empresa precisa aplicar um bom gerenciamento para desenvolver um processo de alteração ou mudança de objetivos para determinadas atividades, visando gerar novos resultados.

Existem pessoas que sabem gerir o tempo, mas não sabem distribuir as funções, começa o dia executando diferentes tarefas ao mesmo tempo, e muitas vezes termina o dia sem concluir nenhuma.

Por outro lado, há pessoas que sabem distribuir as atividades por hierarquia, mas depois o tempo acaba e logo não se consegue concluir tudo dentro do prazo.

3 Dicas básicas

Existem três dicas básicas que podem otimizar o processo de gerenciamento de tempo e de prioridades.

1 – A gestão de tempo indica saber calcular a quantidade de tempo que precisa ser aplicada nos locais certos para execução de determinadas tarefas.

2 – O tempo está relacionado ao conhecimento de cada tipo de atividade e qual atividade é realmente uma prioridade na agenda.

3 – O tempo na vida profissional precisa ser bem organizado para beneficiar a própria pessoa, seus parceiros de trabalho e todos da empresa.

Dica bônus: o gerenciamento de prioridades pode ser planejado a partir de uma lista comum enumerando em ordem crescente todas as atividades, colocando nas primeiras posições numéricas as atividades mais urgentes.

Conclusão

Portanto, antes de iniciar os trabalhos de uma empresa ou tarefas comuns no dia a dia pessoal faça uma lista de tarefas e dê atenção imediata para as atividades mais urgentes ou mais longas para serem realizadas.

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Como o Senso de Prioridade afeta a Performance das Equipes?

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O senso de prioridade compõe parte do planejamento das equipes de trabalho em empresas de diferentes portes. Quando falamos em “priorizar” nos referimos ao termo latim “prior” que significa “anterior” fazendo referência a um fato de anterioridade ao objeto atual considerando o tempo e a ordem.

Quando indicamos algo como priorizado, temos um processo de comparação com outros fatores, objetos e pessoas a serem selecionadas.

Sendo assim, quando priorizamos algo estamos estabelecendo escolhas de urgência de atenção a partir de comparações ou de fatos urgentes a serem resolvidos.

Esse fato é presente nos processos gerenciais e de planejamento nas empresas contando com a visão de seus líderes e liderados.

O senso de prioridade

Quando a empresa está envolvida com vários tipos de projetos, objetivos e monitoramento de dados, em muitos casos as equipes de trabalho precisam saber priorizar projetos, implementações e processos de retrabalho que são mais urgentes em determinado momento para a empresa.

Trata-se daquilo que é mais importante em relação às demais para resolver e concluir de forma antecipada.

Porém, dentro de uma equipe, quando tudo se transforma em prioridade, é por que a visão de hierarquia de necessidades e urgentes ainda não está bem estabelecida.

A solução certa

Independente do segmento de mercado, devemos ressaltar que as equipes possuem muitas questões para resolver constantemente, diariamente, lembrando que sempre aparecem novas tarefas no dia a dia.

Por que priorizar as tarefas?

É importante que a equipe não perca jamais o foco sobre as responsabilidades e funções. Ao priorizar as tarefas, a equipe conseguirá elevar a produtividade, sem se desgastar com a realização de várias atividades ao mesmo tempo.

Outro fator é não perder tempo com atividades que não irão atrair resultados para o projeto ou empresa.

Um dos principais objetivos é organizar os processos de trabalho, saber planejar e executar, porém não é indicado realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

A seguir daremos algumas dicas de como priorizar as tarefas de forma direcionada:

1 – Faça lista de tarefas

Um dos primeiros passos é fazer uma lista de tarefas gerais e inserir uma lista de atividades prioritárias.

Antes de realizar as tarefas é indicado realizar um brainstorming para pensar em todas as coisas essenciais para o projeto, desde as questões menores até as grandes questões.

2 – Decida o que é mais urgente

Muitas equipes se perdem por não saber diferenciar entre o que é importante e o que é urgente.

Tudo pode ser importante em determinado processo de trabalho, porém nem tudo será sempre urgente. A urgência está ligada ao projeto com prazo de conclusão curto, ou quando esse prazo está perto de expirar.

Dessa forma, a importância não tem relação com prazo, mas com valores envolvidos e questões agregadas para o processo em si e para a empresa.

Geralmente, o fator da urgência é influenciado por fatores externos (tempo) e importância por fatores internos.

3 – Escala de valor

Ao determinar a lista de tarefas é importante determinar o que realmente tem mais valor. Compreender o que é mais importante para a equipe, para o projeto e para a empresa.

Criar uma lista de valor é importante para prever os impactos e a quantidade de pessoas que serão necessárias para resolver determinadas questões.

Portanto, nos dias atuais, ter senso de prioridade é parte do planejamento do trabalho de uma equipe e de todo o projeto.