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KPI OTIF: Significado, Importância e Como Calcular

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No mundo empresarial, medir o desempenho e a eficiência das operações é fundamental para alcançar o sucesso. Nesse sentido, os indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators - KPIs) desempenham um papel crucial. Um dos KPIs mais relevantes para empresas que lidam com logística e cadeia de suprimentos é o OTIF (On-Time In-Full). Neste artigo, exploraremos o significado do KPI OTIF, sua importância e como calcular esse indicador para impulsionar o desempenho das operações.

O que é o KPI OTIF?

O OTIF (On-Time In-Full) é um indicador que mede a capacidade de uma empresa em atender aos prazos de entrega estabelecidos e entregar os produtos solicitados de forma completa. Ele mede a porcentagem de pedidos que são entregues no prazo e sem falhas, ou seja, sem nenhuma falta de produtos ou itens incompletos.

A importância do KPI OTIF

2.1 Melhora a satisfação do cliente:

Atender aos prazos de entrega e fornecer pedidos completos é essencial para satisfazer os clientes. O KPI OTIF reflete a capacidade da empresa em cumprir suas promessas e entregar uma experiência positiva ao cliente. Quando o OTIF é alto, a satisfação do cliente tende a aumentar, resultando em fidelização e possíveis indicações para novos negócios.

2.2 Reduz custos e perdas:

Uma entrega atrasada ou um pedido com itens faltantes podem levar a custos adicionais para a empresa, como a necessidade de envios urgentes, devoluções ou até mesmo perda de clientes. Através do acompanhamento do KPI OTIF, a empresa pode identificar áreas de melhoria e implementar ações corretivas para reduzir esses custos e minimizar perdas.

2.3 Aumenta a eficiência operacional:

Ao medir o KPI OTIF, a empresa obtém informações valiosas sobre sua cadeia de suprimentos, processos de produção, logística e gerenciamento de estoque. Com base nesses insights, é possível identificar gargalos, otimizar fluxos de trabalho, melhorar a comunicação com fornecedores e clientes, além de implementar melhorias contínuas em toda a operação.

Como calcular o KPI OTIF

O cálculo do KPI OTIF envolve a coleta de dados precisos e a aplicação de uma fórmula simples. Aqui está uma maneira comum de calcular esse indicador:

OTIF (%) = (Número de pedidos entregues no prazo e completos / Total de pedidos) x 100

Número de pedidos entregues no prazo e completos: representa a quantidade de pedidos que foram entregues no prazo e sem nenhuma falta de produtos.

Total de pedidos: refere-se ao número total de pedidos analisados.

É importante definir um período específico para o cálculo do KPI OTIF, como um mês ou trimestre, para facilitar a comparação e a análise de tendências ao longo do tempo.

Estratégias para melhorar o KPI OTIF

  • Mapear e otimizar processos de produção, logística e transporte.
  • Melhorar a comunicação com fornecedores e clientes.
  • Investir em tecnologia, como sistemas de gestão integrada e rastreamento de pedidos em tempo real.
  • Estabelecer metas realistas e alinhadas com a capacidade da empresa.
  • Treinar e capacitar a equipe para lidar com desafios relacionados à logística e prazos de entrega.

O KPI OTIF é um indicador essencial para empresas que desejam medir e aprimorar sua performance em relação à entrega no prazo e pedidos completos. Ao calcular o OTIF de maneira adequada, é possível identificar áreas de melhoria, implementar estratégias eficientes e obter resultados positivos, como maior satisfação do cliente, redução de custos e aumento da eficiência operacional. Portanto, é fundamental que as empresas acompanhem de perto esse indicador e adotem ações corretivas sempre que necessário, visando aprimorar sua cadeia de suprimentos e logística como um todo.

Leia também: Entenda os Principais KPIs da Logística

Torre de Controle Logístico: Vale a Pena Investir?

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Esta é uma tecnologia que permite a integração com os processos na cadeia de suprimentos, a Torre de Controle Logístico traz benefícios ao centro de logística, pois garante uma visão completa e em tempo real, de todas as demandas internas da empresa.

O que é a Torre de Controle Logístico?

A torre tem a missão de melhorar o nível de eficiência, trata-se de criação de um centro de integração que unifica as informações utilizadas no gerenciamento de processos logísticos, as tarefas podem ser realizadas com maior precisão, veja quais processos podem ser monitorados:

  • planejamento das demandas: a respeito do que precisa ser coletado, deve responder às perguntas: quando, onde e em qual quantidade;
  • podemos acompanhar todos os processos em tempo real;
  • todas as atividades são devidamente controladas;
  • encontrar solução de forma rápida para problemas operacionais.

Esta torre de controle é de extrema importância, pois facilita a tomada de decisão, os problemas podem ser detectados com uma maior agilidade.

Qual a sua principal função?

A torre de controle logístico ajuda a gestão de ocorrências, proporcionando uma boa visibilidade entre os parceiros comerciais, com esta torre você consegue capturar análises em tempo real, os provedores de logística podem melhorar de forma significativa as suas operações.

A cadeia de suprimentos ponta a ponta também pode ser aperfeiçoada, os dados são organizados e distribuídos entre as partes envolvidas no processo, assim, todos podem consultar as informações quando for devidamente necessário.

Quais as características dessa torre?

Para que o controle logístico possa funcionar adequadamente, é necessário respeitar 3 pilares, que são: tecnologia, pessoas e processos, mostraremos aqui, as características de cada um dentro da cadeia de logística:

1º Tecnologia

A tecnologia é utilizada para dar suporte ao processamento de informações, na logística, as aplicações mais comuns são: ERP, TMS, sistemas de rastreamento e de comunicação, a visão em tempo real é fundamental para que a logística possa funcionar corretamente.

2º Processos

É aqui que o foco será maior, principalmente no planejamento logístico, que envolve:  pagamento de faturas, auditoria de fretes, cotações, análise da eficiência de entrega, acompanhamento das cargas. Nos processos encontramos também as integrações, que ajudam a encontrar problemas de forma mais rápida.

3º Pessoas

As pessoas devem cuidar da análise crítica e do processo de tomada de decisão, com base nos relatórios que as ferramentas tecnológicas disponibilizam, são as pessoas que desenvolvem as estratégias que ajudam a solucionar problemas.

Como implementar?

Para a implementação, é importante entender como os processos funcionam, é necessário encontrar respostas para: "parâmetros atuais, lead time de entregas e recursos disponíveis", se você conhece o cenário atual, fica mais fácil definir quais objetivos serão atingidos, você pode escolher com mais facilidade as tecnologias e os treinamentos.

Se preferir, conte com a ajuda de uma empresa especializada como a Deverhum que é especialista em gestão de logística e treinamento de colaboradores desse segmento, para ajudá-lo a implementar a torre de controle logístico com os melhores consultores do mercado.

Principais KPIs e benefícios

Esta torre traz muitos benefícios para os centros logísticos, sendo que, a diminuição de custos e o monitoramento em tempo real são os benefícios mais relevantes, os KPIs que você deve considerar são:

  • tempo de entrega e coleta;
  • total de tempo do veículo parado, no trânsito ou no pátio;
  • veículos nas proximidades da empresa;
  • atrasos e motivos, etc.

Com estes controles, as equipes sabem com exatidão quais são as cargas em movimento, permitindo que haja um bom funcionamento de toda a cadeia de suprimentos.

Conclusão

Portanto, conte com a Deverhum para auxiliar no processo de construção da torre de controle logístico, eleve o nível de gerenciamento do seu centro de logística diminuindo custos e desperdícios com frotas ociosas, tenha acesso a uma equipe de treinamento para qualificar seus colaboradores e melhorar seu atendimento.

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DIFOT – Medindo a performance da sua Logística

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Quando abordamos sobre o DIFOT podemos conceituá-lo, de modo similar, também como OTIF, e estamos nos referindo às iniciativas que procuram fidelizar os clientes e propiciar processos que facilitem a captação de novos clientes.

E todos os esforços podem partir do planejamento de logística da empresa com diversas formas de uso desse tipo de indicador para medir a capacidade das entregas da empresa.

Por meio do uso desse indicador é possível tomar melhores decisões de modo estratégico para melhorar o processo de atendimento, compra e entrega de produtos e serviços para os clientes, porém ainda é pouco difundido e utilizado no mercado brasileiro.

A tecnologia como importante aliada

No processo logístico, o uso de sistemas e softwares de alta competência aliada a uma metodologia correta de processos, é possível a empresa produzir através de operações seguras e bem direcionadas.

A tecnologia permite ampliar o acesso às informações considerando etapas importantes como o processo de entrega das mercadorias desde o seu ponto de entrada até o ponto de venda ou de entrega ao consumidor final.

O que é DIFOT?

Estamos nos referindo a um indicador conhecido como OTIF interligado ao KPI (Key Performance Indicator) que permite reconhecer a performance das entregas de produtos e serviços de uma determinada empresa, em um processo de avaliação da qualidade das entregas.

O termo OTIF significa On-Time In-Full, e o DIFOT é 'Delivered In-Full On-Time', no mundo dos negócios ambos apresentam o mesmo significado, mas no ambiente de negócio brasileiro utilizamos mais o termo OTIF.

O contexto “On-Time” tem o esforço de realização de entregas feitas no prazo estimado, e “In-Full” relativas sem bloqueios dentro do prazo e condições exigidas pelo cliente.

Na prática, o On-Time In-Full busca fazer a entrega ao cliente dentro do prazo e das especificações prometidas.

​Como calcular o OTIF e DIFOT?

Por se tratarem do mesmo tipo de medida, os indicadores são calculados da mesma forma. O cálculo e o planejamento podem ser feitos da seguinte maneira.

1 – Definição do período de tempo

O empreendedor pode calcular dentro de diferentes prazos como mensal, trimestral ou semestral. É importante que a empresa saiba definir em qual período será calculado.

2 – Registro das entregas

A empresa precisa saber registrar os processos de entrega e a entrega de cada produto ou serviço. Esses registros poderão ser feitos em planilhas ou programas cujos sistemas podem incluir todas as entregas feitas em determinado período.

O dado deve abranger o produto, a data de saída e entrada do produto, considerando as condições da mercadoria.

3 – Quais entregar deram certo

O empreendedor pode reunir os dados e avaliar quais foram as entregas que de fato deram certo, em qual qualidade e em quais condições conforme o solicitado pelo cliente.

Conclusão

Portanto podemos aplicar essas metodologias como importantes aliadas para ampliar a assertividade do planejamento logístico da empresa visando entregar qualidade e atendimento de excelência para os seus clientes e na experiência de compra.

Veja também: Entenda os Principais KPIs da Logística

OCT - Order Cycle Time

O que é e como calcular o OCT – Order Cycle Time

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Independentemente do setor, tarefa ou processo que se pretende otimizar, para poder melhorar é necessário conhecer e mensurar.

É nesse ponto que entram os Indicadores de Desempenho, ou KPIs (Key Performance Indicators).

Dando continuidade com a nossa série de artigos sobre KPIs Logísticos, hoje falaremos sobre o OCT (Order Cycle Time), ou Tempo de Ciclo de Pedido, que visa mensurar a velocidade com que os pedidos são atendidos pela empresa.

O que é o OCT (Order Cycle Time)?

Este é um KPI sensível, pois lida diretamente com a satisfação do cliente. O OCT considera o tempo total transcorrido do momento em que um pedido é realizado até a sua efetiva entrega ao destinatário.

É o tempo percebido pelo cliente e sobre o qual as suas expectativas são depositadas após ser informado o prazo de entrega.

Como Calcular o OCT (Order Cycle Time)?

Para calcular o OCT é bem simples: basta subtrair da data da entrega a data da efetivação do pedido.

OCT = (data da entrega - data do pedido)/n

Onde:
Data de Entrega = A data / hora em que o pedido foi entregue e aceito pelo cliente ou pelo agente do cliente no ponto de entrega acordado.
Data do Pedido = A data / hora em que o pedido foi enviado para o cliente
n = número total de pedidos ou linhas de pedidos entregues

Qual a Importância de se calcular o OCT (Order Cycle Time)?

Um cenário ideal indica que os pedidos sejam entregues em um prazo inferior a 24 horas em localidades próximas à empresa. Por outro lado, é importante ter controle sobre todas as variáveis que podem influenciar nesse dado.

Empresas com menor tempo de ciclo de pedidos são mais responsivas aos pedidos dos clientes. Prazos mais longos podem resultar em insatisfação do cliente e em desvantagem competitiva. O tempo do ciclo do pedido é considerado menos relevante para as cadeias de suprimentos de produção para estoque, geralmente elas dão mais ênfase à melhoria das taxas de preenchimento.

Saiba mais sobre cada uma destas KPIs...

Entenda os Principais KPIs da Logística

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Os KPIs logísticos são recursos fundamentais para a avaliação dos processos em andamento e identificação de gargalos.

A área de logística está cada vez mais desafiadora para os negócios devido à alta concorrência. As empresas buscam por redução de custos e melhoria na qualidade de atendimento ao cliente. Neste sentido, é importante medir e acompanhar os processos e seus resultados, por meio dos indicadores-chave de desempenho, ou KPIs (Key Performance Indicator – em inglês).

Os KPIs da logística diferem de organização para organização, pois eles devem ser desenvolvidos em alinhamento com a estratégia de cada empresa. Geralmente as metas são definidas pelos altos executivos e, posteriormente, desdobradas para cada setor específico.

Se sua empresa está com dificuldades em medir os processos ou não sabe quais indicadores utilizar, acompanhe o post de hoje e fique por dentro dos principais KPIs utilizados na logística.

Os principais KPIs Utilizados na Logística

Na avaliação dos processos de uma empresa, o gestor irá utilizar indicadores de desempenho para analisar se deve tomar medidas que melhorem a performance e o rendimento do seu setor de trabalho. Além disso, ele também pode usar estes KPIs para identificar a necessidade de mudanças imediatas, “apagando incêndios”, e oportunidades de redesenhar o processo, criando um novo, mais eficiente, para gerar melhorias contínuas.

Veja quais são os principais KPIs para monitorar:

Time to Market:

Este KPI é muito utilizado em empresas de bens de consumo para medir quanto tempo ela leva para ter a ideia de um produto, desenvolvê-lo, testá-lo, fabricá-lo e colocá-lo no mercado.

OTD (On-Time Delivery):

Este KPI de logística indica qual a percentagem de pedidos entregues no prazo. Para se obter este indicador deve-se apurar a quantidade de entregas feitas no prazo e dividir pelo número total de do período analisado, e multiplica-se por 100 para se obter uma porcentagem.

OCT (Order Cycle Time):

Este é o indicador do tempo que leva para um pedido chegar ao cliente depois que foi recebido pela empresa. Esse KPI de logística é muito utilizado por empresas de e-commerce.
Para calculá-lo, deve-se aferir o tempo que cada entrega levou para ser feita após o pedido, somar todos e dividir pelo número de entregas feitas no período.

OTIF (On Time In Full):

Esse KPI avalia pedidos entregues no prazo combinado pela empresa. Para fazer seu cálculo, deve-se saber a percentagem de pedidos que foram:

  • Atendidos no prazo (P)
  • Entregues sem erro (E)
  • Completo: atendeu todas as especificações do cliente (C)

OTIF = P x E x C

Os KPIs logísticos são recursos fundamentais para a avaliação dos processos em andamento e identificação de gargalos, criando um ponto de partida para a elaboração de planos de ação mais acertados. A partir daí, torna-se possível adotar estratégias que realmente contribuam para a otimização dos resultados corporativos.

Gostou do nosso post de hoje, que tal aproveitar para conhecer os 9 Erros mais comuns da Logística Empresarial?

Saiba mais sobre cada uma destas KPIs...