Entenda o que é Paperless e sua aplicação na logística

Todos os processos logísticos estão se tornando cada vez mais digitalizados e integrados via internet para abranger diferentes funções.

Saber o que é Paperless e procurar empregar soluções que eliminam o uso de papel nos processos de emissão de guias de autorização, informação e demais atividades ajuda a digitalizar a empresa e seus processos estratégicos de atendimento interno e externo.

No contexto logístico, emitir documentos e atualizá-los de forma digitalizada acelera processos e mantém toda a equipe, inclusive os membro remotos, sempre informados e habilitados para responder às demandas constantes da corporação e do mercado.

Todos os processos logísticos estão se tornando cada vez mais digitalizados e integrados via internet para abranger diferentes funções, pontos de venda e de distribuição.

Mas, o que é Paperless?

Ao pé da letra, esse termo significa “processo sem papel”. Trata-se de diversos procedimentos de trabalho, organização e demais funcionalidades que visam iniciar e concluir determinadas tarefas sem utilização de papel.

No caso das empresas, permite organizar e implementar operações de uma empresa sem utilizar papel.

Por outro lado, esse método pode influenciar a maneira como os profissionais lidam com documentos, tarefas administrativas e atividades que requerem protocolo e demais detalhes para conclusão das operações.

Benefícios do Paperless

A implementação desse modelo sem papel gera benefícios como:

  • Economia de papel;
  • Aceleração de atividades;
  • Segurança nas informações corporativas;
  • Rápida correção em casos de inadequações;
  • Acessibilidade tecnológica para os membros da equipe.

O passado e o futuro

Ainda existem empresas que usam o método antigo para gerir suas informações dependendo do papel impresso para organização de dados.

Depender somente do papel é coisa do passado, o novo processo de gestão depende de processos de digitalização e otimização de dados que eliminam o uso do papel.

Porém, algumas empresas ainda utilizam o método híbrido (papel e dados digitais) para compor conteúdo de segurança para situações jurídicas e fiscais.

A logística certa

Para a equipe que trabalha com logística precisa lidar com diversos documentos, esses documentos podem ser os avisos de entrega, CTEs, notas fiscais, faturas de frete, ordens de compra e entre outros registros essenciais.

Em muitos casos, alguns documentos não são tão importantes para o funcionamento do negócio, e mesmo assim podem gerar papelada desnecessária, além de sobrecarregar a impressora da empresa.

A logística se torna mais rápida quando não depende mais da burocracia governamental e empresarial que antes exigia a impressão de três guias para cada documento emitido.

Atualmente, combinando os avanços do governo, das empresas e dos recursos tecnológicos, várias operadoras logísticas já investem em computadores móveis e tablets para reduzir o uso de documentos impressos.

Dessa maneira, a digitalização é um processo que já existe e gera grandes ganhos para empresas, instituições públicas e clientes.

Através desse processo sem papel, temos o uso de documentos e contratos digitalizados, incluindo as consultas online também podem ser feitas para acelerar as buscas por informações e produtos.

Por outro lado, são mudanças que podem exigir capacitação das equipes de atendimento, transporte e vendas. É importante que a empresa e seus colaboradores estejam aptos a inserir as inovações tecnológicas no dia a dia das tarefas laborais no mercado.

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