Mês: maio 2021

Dicas Para um Controle de Estoque Eficiente no Excel

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O controle de estoque no Excel é uma prática segura e comum no processo de administração e gestão de estoque de insumos e produtos em uma empresa.

É necessário utilizar ferramentas digitais adequadas para o desenvolvimento e organização de dados para reduzir a perda de informações e tornar os processos menos complicados.

Devemos ressaltar que o estoque é um dos pontos mais cruciais para a diferenciação de uma empresa em seu mercado, podendo orientar da melhor forma, quando bem organizado, as vendas e o faturamento da corporação.

Faz parte do dia a dia de um administrador esse tipo de controle, seja no ramo atacadista, varejista ou até mesmo nas linhas de produção visando evitar prejuízo e reduzir perda de insumos e de tempo.

Organizando controle de estoque no Excel

O administrador pode desenvolver uma personalização dos dados através de diferentes perfis de planilha de controle, usando os campos e as orientações de cada coluna conforme a quantidade de informação do programa.

A empresa pode organizar colunas de entrada, colunas de saída, o número do código do produto, a descrição de cada material ou produto, unidade, informações como data de dia e mês, quantidades de cada unidade, informações de custo e o nome do fornecedor.

Ressaltamos que os dados referentes a datas, quantidades e valores devem ser registrados tanto na entrada quanto na saída de cada produto.

Em muitos casos, também é indicado informar o motivo e decisão sobre a saída de cada mercadoria.

O preenchimento

É importante ter bastante atenção com o preenchimento dos dados nos campos de cada tipo de planilha. Por exemplo, os dados dos registros de entrada devem ocorrer quando do recebimento dos itens.

Por outro lado, o dado de saída não é restrito somente na etapa da venda, mas em casos de perdas, erros de manipulação, vencimento da data de validade, deterioração e até mesmo furto.

Manuseio

Ressaltamos que o manuseio da planilha precisa ser prático e manter os dados sempre atualizados, sempre que possível em tempo real.

Em caso de trabalho em equipe, é importante manter o manuseio sempre acessível para todos de forma inteligível e fácil.

Planilha pronta

Alguns profissionais buscam baixar e utilizar uma planilha já pronta, muitas vezes já disponível na internet.

Porém, a planilha pronta poderá necessitar de ajustes e de adaptações conforme a necessidade diária da empresa em seus projetos.

Conclusão

Neste artigo falamos da importância de uma planilha que pode ser criada, melhorada e, em certos casos, baixada já pronta na internet.

Para algumas pessoas pode ser desafiador organizar e atualizar uma planilha constantemente, sendo necessário ter bons conhecimentos em Excel e em outros programas similares para executar tal função.

Faz parte de todo o planejamento organizar, salvar e atualizar planilhas de modo profissional e de maneira bem orientada, principalmente, no caso de tarefas compartilhadas em comum com as equipes de trabalho na empresa.

De todo o modo é importante conhecer os dados e suas origens antes de inseri-las no campo e nas células de cada coluna.

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Você comeria um pacote de sal com seus fornecedores?

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Por Andrei Maturano* via Linkedin

Imagine na seguinte cláusula contratual: “O fornecedor deve confiar no seu cliente, gestores e em toda a equipe de compras, sob qualquer circunstância”.

Nem em cenários econômicos totalmente favoráveis eu acredito que essa cláusula seria aceita por qualquer fornecedor.

Digo isso por uma razão muito simples, confiança não é um aspecto do relacionamento que se impõe, ela tem que ser conquistada.

A relação entre comprador e vendedor é naturalmente cercada de certa atmosfera de desconfiança. É aquele sentimento de que o outro lado sempre vai querer levar alguma vantagem desproporcional.

O velho ditado que diz que

“só conhecemos verdadeiramente uma pessoa depois de comer um pacote de sal”

define muito bem como é complexo desenvolver verdadeira confiança em outra pessoa.

Quando falamos do mundo corporativo temos ferramentas de governança e compliance que ajudam muito a proteger os dois lados mas, para mim, isso está mais relacionado ao medo de ser punido do que gerar confiança.

Aqui vão 5 dicas de como compradores e gestores de suprimentos podem construir confiança verdadeira:

  1. Compartilhe dados reais e relevantes em forma de gráfico para gerar a sensação de profissionalismo;
  2. Leve o fornecedor para dar uma volta na fábrica e nos escritórios falando sobre investimentos sendo realizados e das melhorias que precisam acontecer;
  3. Compartilhe sua visão de futuro de forma honesta mesmo que o cenário não seja dos melhores. Afinal, você precisa de um fornecedor que contribua nos momentos bons e também nos difíceis;
  4. Crie fóruns de comunicação para fornecedores onde a alta liderança irá apresentar informações estratégicas;
  5. Seja sempre ético no relacionamento com o fornecedor e nunca arrisque um comentário que possa ser interpretado de forma duvidosa.

Você consegue medir o nível de confiança que seus fornecedores atualmente?

*ANDREI MATURANO

Executivo de Suprimentos | Fundador da Deverhum e da Integralis | Palestrante | Mentor | Influenciador de Comportamentos e Mindsets

@andreimaturano

Treinamento e Desenvolvimento (T&D) – 3 Etapas Fundamentais

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UMA PERSPECTIVA ESTRATÉGICA DA FUNÇÃO DE TREINAMENTO & DESENVOLVIMENTO (T&D)

A área de Treinamento & Desenvolvimento é, sem dúvida alguma, uma das mais estratégicas dentro das organizações. Ela olha para as demandas atuais e futuras para capacitar seu capital humano de maneira consistente e antecipada, garantindo sua força competitiva.

Além das competências técnicas (hard skills) e comportamentais (soft skills) as empresas estão dando grande ênfase à dimensão da “saúde mental e bem estar” das suas pessoas como forma de gerar um ambiente ao mesmo tempo dinâmico, saudável e agradável de trabalhar.

O Treinamento e Desenvolvimento (T&D)

O melhor desempenho de um colaborador depende de um conjunto de fatores incluindo a cultura da empresa e suas competências técnicas e comportamentais.

O departamento de T&D é fundamental para uma empresa pois ele é quem garante o aperfeiçoamento dos profissionais no ambiente extremamente vulnerável, incerto, complexo e ambíguo em que vivemos. Enquanto Recrutamento e Seleção atraem talentos T&D deve desenvolvê-los e atuar para a sua retenção.

Treinar e desenvolver também são competências que precisam ser aprimoradas dentro da empresas. É através delas que podemos encurtar a curva de aprendizado para cada indivíduo acelerando o retorno para a organização e aumentando o nível de satisfação e engajamento do profissional.

Objetivos do T&D

Podemos classificar o processo de T&D em duas categorias de tempo: Necessidades Imediatas e Necessidades Futuras.

Necessidades Imediatas: A equipe de T&D precisa conhecer profundamente as competências dos profissionais de todas as áreas e níveis, identificando os gaps em relação às competências exigidas no curto prazo. São essas competências que sustentam a empresa em suas principais atividades core.

Necessidades Imediatas: Essa é a função mais estratégica. T&D deve estar fortemente conectada com o a alta liderança da empresa entendendo os rumos do negócio e do mercado. Da mesma forma, deve entender a mudança do perfil dos profissionais à medida que novas gerações começam a chegar no mercado de trabalho pois elas tem suas próprias características e exigências. Essas duas fontes de informação será a base para o trabalho de médio e longo prazos em termos de identificação das necessidades de capacitação.

O Framework do Trabalho de T&D

De maneira muito ampla, separamos o trabalho de T&D três etapas: diagnóstico, o desenvolvimento e implementação dos programas de T&D e avaliação dos resultados dos programas.

1 - Diagnóstico

É nessa etapa que todas as necessidades são coletadas tendo como perspectivas as necessidades da empresa e das pessoas. O diagnóstico ajuda a definir quais áreas precisam ser priorizados, os tipos de treinamento, os colaboradores que farão parte do programa, as limitações a serem enfrentadas e os investimentos.

Um diagnóstico mal feito é sinônimo de perda de dinheiro e desperdício de tempo das pessoas, além da continuidade dos gaps.

2 - Desenvolvimento e Implementação dos Programas de T&D

Essa etapa pode ser desenvolvida tanto pelos recursos internos com por uma empresa parceira. O mais importante aqui é garantir tanto o conteúdo como o método que será utilizado.

Quando a organização não tem competência interna ela precisa buscar suporte de parceiros especialistas. Economizar nessa fase é o barato que sai caro. Além disso, programas de T&D de baixa qualidade afetam fortemente a confiança das pessoas em projetos futuros.

3 - A avaliação

A avaliação de todo o processo é fundamental para verificar se os objetivos do programa foram atingidos.

Algumas formas de capturar as mudanças geradas pelos programas são feedbacks de colegas e líderes, aumento de produtividade, melhora no padrão de qualidade dos entregáveis, feedback do próprio profissional, entre outras maneiras.

Outro ponto importante do processo de avaliação é a constância dos resultados. Isso quer dizer que não é possível definir eficácia olhando somente para o horizonte de curto prazo.

Nos últimos anos as ferramentas de People Analytics vem sendo cada vez mais utilizadas para avaliar diferentes variáveis relacionadas às pessoas como abertura a novas idéias, autonomia, competência do líder e oportunidades de desenvolvimento. Muitas dessas métricas estão diretamente relacionadas com os objetivos traçados para os programas de T&D.

Conclusão

O processo de T&D é uma ciência, requer competências específicas e ferramentas avançadas. Sem correr riscos no excesso de valorização, podemos afirmar que investir em uma área de T&D de alta performance é vital para a sobrevivência e crescimento sustentado de qualquer organização.

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Incertezas da Gestão de Riscos

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Por Andrei Maturano* via Linkedin

E agora? Como vamos nos proteger de tantas incertezas?

Cerca de 6 anos atrás, na posição de líder de compras da organização onde trabalhava, participei da implementação do programa corporativo ADVANCED S&OP.

Suprimentos tinha a responsabilidade de monitorar , mensalmente, os fornecedores com maior risco de impacto para o negócio e gerar indicadores de desempenho. O processo proposto era eficiente, mas não tão eficaz como poderia ser...

Noto, no momento pandemia, que as companhias precisam de uma gestão de riscos flexível e dinâmica para navegarem em um cenário imprevisível. Percebo graus muito diferentes de maturidade desse processo dentro das companhias e, por isso, não existe uma única abordagem que possa ser aplicada a todas.

Baseado em experiências recentes posso afirmar que o processo Supplier Risk Management deve ser prioridade nas organizações, independentemente do seu tamanho.

4 dicas que dou aos meus clientes:

  1. Defina um grupo multifuncional com pessoas capazes de desenvolver o projeto;
  2. Crie uma nova cultura organizacional com novos hábitos e planos de longo prazo que garantam a sustentabilidade do negócio;
  3. Treine todas as funções envolvidas no processo;
  4. Se o seu orçamento for curto planeje investir em soluções digitais para ganhar agilidade.

Você acrescentaria outra dica? Qual?

*ANDREI MATURANO

Executivo de Suprimentos | Fundador da Deverhum e da Integralis | Palestrante | Mentor | Influenciador de Comportamentos e Mindsets

@andreimaturano

Planejamento Estratégico: do Conceito à Operação

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O planejamento estratégico é muito importante para o setor logístico e operacional. É a atividade que determina como a empresa atuará no mercado e atenderá o seu cliente. No contexto corporativo, a atividade é bastante valorizada para determinar objetivos e parâmetros para as diversas etapas da cadeia.

Independente do setor e do ramo de atuação, e até mesmo do porte da corporação, é essencial desenvolver e executar o melhor plano possível para priorizar o sucesso do empreendimento da instituição de maneira lógica e comunicável.

Talvez alguns profissionais ainda não conheçam a importância do processo gerencial dedicado à logística, porém o planejamento estratégico ajuda bastante a assegurar o melhor direcionamento das atividades a serem executadas.

O planejamento estratégico dedicado para a logística

Considerado o conceito mais fundamental, podemos afirmar que esse tipo de plano permite à empresa desenvolver diferentes campos de visão, possibilitando definir objetivos e monitorar cada ação estratégica de maneira concreta e eficiente.

Ele pode ser desenvolvido em formato de projeto ou de mapa mental visual para o comportamento e ação da empresa. O importante é que seja um instrumento de comunicação de alto nível que descreve e define as metas, trajetos de objetivos claros a serem alcançados considerando o cenário interno e externo da empresa.

A importância

Por se tratar de um processo muito importante para a empresa definir, planejar, manter suas atividades e etapas produtivas sob controle a aplicação do planejamento estratégico ajuda a direcionar os melhores esforços, identificando aplicações mais eficientes e que de fato possam gerar resultados frente aos competidores.

Geralmente, o responsável pelo plano logístico precisa ficar atento a diferentes questões que possam surgir, definir metas e buscar encontrar melhores resultados. O fato é que a logística é a conexão entre a empresa e o cliente no mercado. Muitas vezes é o fator determinante da competitividade da empresa, seja pelo custo envolvido, seja pelo benefício entregue ao cliente.

Evitando erros

O setor logístico de uma empresa não aceita erros, envolve um trabalho minucioso que merece olhar sobre todos os detalhes, lembrando que qualquer erro de inconformidade e de atraso pode afetar o posicionamento da empresa e reduzir a sua credibilidade no mercado. É a etapa de finalização do compromisso firmado.

Benefícios do Planejamento Estratégico

A aplicação do planejamento estratégico pode orientar o melhor funcionamento do projeto da empresa com mais previsibilidade, agilidade e eficiência, além de reduzir custos e perdas de tempo.

Tanto quanto este planejamento determina como a empresa compete no mercado, define as situações que devem ser excluídas por não estarem alinhadas com o objetivo ou com os meios escolhidos pela empresa.

A empresa precisa desenvolver e formular o melhor planejamento possível visando definir as metas da logística e produzir os efeitos buscados para o atendimento das expectativas dos clientes.

Dentre os principais objetivos podemos citar a entrega de encomendas a curto prazo, ter e organizar o estoque e desenvolver uma logística inovadora.

Setor interno

Além da logística externa, é importante incluir a logística interna no planejamento, na fase de desdobramento das atividades, lembrando que esta se dedica ao processo de circulação, armazenamento e manipulação das matérias-primas e ferramentas dentro do ambiente produtivo da empresa.

Ao ser aplicado corretamente, ajuda a garantir mais controle dos resultados do setor. Por outro lado, ajuda na otimização dos processos e identificação de tarefas a serem melhoradas, inseridas ou delimitadas.

​Setor externo

O planejamento precisa abranger processos de logística externa sobre todas as ações que acontecem fora dos limites da empresa.

Portanto, além de manter os compromissos com o mercado, esse nível de planejamento pode ajudar a melhorar processos operacionais, a ajudar a reduzir custos com transporte e torná-lo mais seguro e mais rápido, além de maior segurança para o processo de aquisição e armazenamento de insumos, pois permite visualizar as necessidades do processo produtivo da empresa com a devida antecipação.

A logística, atualmente, é um dos setores mais fundamentais para o funcionamento de uma empresa exigindo planejamento e execução correta de projetos pragmáticos, sendo fundamental na definição da competitividade da empresa.

Leia também: Planejamento Integrado: da Estratégia à Operação

Alimentação Industrial: como reduzir custos?

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Por Andrei Maturano* via Linkedin

Durante uma conversa com o diretor industrial de um cliente ouvi a seguinte pergunta:

Como posso reduzir custos com de alimentação industrial sem reduzir o padrão das refeições que servimos aos funcionários?

Minha resposta foi:

Transfira todos os custos do processo como consumo de água, gás e energia elétrica para seu fornecedor. Esse modelo de contratação de serviços que você utiliza já está ultrapassado. Enquanto cobramos dos nossos funcionários alta produtividade, raríssimas empresas olham para a forma como o provedor de serviços de alimentação atua. Cobrem dele otimização de recursos e redução de consumo dos insumos de produção.

3 dicas para quem quer começar a desenvolver um projeto inovador nessa área:

1 - Instale medidores de consumos desses três insumos em sua cozinha
2 - Contrate uma solução com base em tecnologia IoT com uma plataforma em cloud para registrar os dados de consumo em real time
3 - Estabeleça um plano de aumento de produtividade com o seu fornecedor definindo metas que devem ser traduzidas em redução decusto da refeição

Você já introduziu essas medidas na sua empresa?

*ANDREI MATURANO

Executivo de Suprimentos | Fundador da Deverhum e da Integralis | Palestrante | Mentor | Influenciador de Comportamentos e Mindsets

@andreimaturano

Treinamentos Online Valem a Pena?

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Quando falamos em treinamentos online logo nos referimos ao crescimento de cursos online que estão em pleno crescimento, principalmente, em tempos de pandemia e de previsão de mercado pós-pandemia.

O principal benefício é permitir ganho de tempo, a possibilidade de estudar em qualquer lugar e de obter certificação de modo mais rápido. Por outro lado, existem fatores negativos, como a desconfiança em relação à credibilidade do certificado e do conteúdo aprendido.

O processo de treinar pessoas através de plataformas digitais pode ser bastante oportuno e vantajoso para empresas de diferentes segmentos, pois diferente do curso online, todo o conteúdo visa orientar equipes de trabalho para determinado projeto da corporação.

O treinamento on line e mais oportunidade para empresas

O período de pandemia do coronavírus intensificou o teletrabalho, a home office e o ato de estudar à distância.

Muitas empresas também reconheceram a oportunidade de treinar suas equipes através de plataformas de estudo e de distribuição de conhecimento digital.

Muito além de um simples e-book no formato digital, corporações e gestores de capital humano perceberam que é possível treinar a mão de obra de forma mais rápida e com baixo custo utilizando a internet e as plataformas digitais.

Benefícios dos treinamentos online

Inicialmente, o ato de treinar equipes remotamente gera positivos benefícios como:

  • Habitua o colaborador a trabalhar através de ambientes digitais e em processos remotos como teletrabalho e home office;
  • Reduz custos operacionais, reduzindo a necessidade de contratar escolas ou universidades para aplicar cursos profissionalizantes;
  • Não envolve a necessidade do funcionário e colaborador ter que sair de casa ou de seu posto de trabalho para estudar;
  • Reduz a necessidade de espaço físico dentro da empresa para aplicação de aulas de treinamento;
  • Inclui maior número de alunos dentro do mesmo ambiente digital sem contar com a limitação de uma sala de aula física;
  • Ganho de tempo com distribuição de material, conteúdo e processo de aprovação.

Comparação com os cursos a distância

Realizar uma faculdade ou curso profissionalizante a distância é uma realidade nos dias atuais. Porém, o processo de treinamento de uma empresa é mais específico para determinadas funções de trabalho e de desenvolvimento.

O curso online de curta duração muito encontrado em plataformas digitais possuem qualidade, mas dependem mais da autoridade do produtor do conteúdo.

O curso online existente em diferentes plataformas também oferece a comodidade de estudar em casa e no tempo livre, porém não oferece o mesmo foco do treinamento oferecido pela empresa, que muitas vezes são personalizados à demanda do contratante.

Conheça os Treinamentos On Demand Deverhum: treinamentos corporativos personalizados para a necessidade de cada negócio.

Não acredite somente no certificado

Existem empresas que oferecem treinamento específico e oferecem o certificado para o seu colaborador antes dele executar as principais funções.

Por outro lado, não é todo o tipo de treinamento que, obrigatoriamente, emite certificado, contando apenas como horas de contribuição ou de trabalho para o próprio funcionário.

Devemos lembrar que, no mercado digital em geral, existem cursos online que não são treinamentos e não são cursos profissionalizantes e, mesmo assim, oferecem certificado gratuito ou garantido.

Dependendo do tipo do curso contratado não é aconselhável acreditar somente no certificado, mas no conteúdo e na experiência.

Existem empresas que oferecem treinamentos mais realistas e focados nas experiências de mercado, incluindo pesquisas e perspectivas de cenários de investimentos, que nem mesmo as universidades incrementam em seus cursos.

Por outro lado, o treinamento de uma empresa por ser mais específico a uma função mercadológica não substitui a formação complexa de um curso acadêmico ou profissionalizante.

Portanto, dependendo dos objetivos da empresa, além da formação convencional, é importante que a organização e seus colaboradores acreditem no treinamento online e no desenvolvimento de conhecimento.